El orden y la organización son pilares fundamentales en toda empresa. Para cumplir su propósito de producir bienes o prestar servicios, debe coordinar una serie de operaciones que dependen tanto del trabajo de sus empleados como de los recursos disponibles. Si busca ser eficiente, es clave que estas actividades se desarrollen de forma lógica, coherente y en la secuencia correcta.
Así, podemos comparar las empresas con el cuerpo humano, porque este está compuesto de billones de células, las cuales se asocian y se organizan en tejidos y órganos, y estos, a su vez, conforman sistemas mayores o aparatos, como el sistema digestivo, el sistema circulatorio o el aparato locomotor. Estructuras que, en el ámbito corporativo, pueden encontrar su símil en los procesos empresariales.
Sobre ellos y las mejores formas de realizar la implementación de procesos en una empresa queremos hablarte hoy en este artículo.
¿Qué son los procesos de una empresa y qué tipos hay?
Como definición de los procesos de una empresa, son el conjunto de actividades que se interrelacionan entre sí y se secuencian para que la empresa pueda cumplir un objetivo específico, como producir un bien o prestar un servicio. Cada proceso engloba tareas y recursos (humanos, materiales, financieros y técnicos) que se pueden gestionar y organizar de forma independiente, pero que necesitan interactuar y colaborar con los demás para el bien común.
En función de su propósito, podemos establecer cuatro tipos diferentes de procesos de una empresa:
- Procesos estratégicos: agrupan las actividades orientadas a definir y planificar la estrategia corporativa de la organización, tanto a nivel global como en cada una de sus áreas o departamentos. Estos procesos son responsabilidad de la alta dirección, ya que implican la toma de decisiones clave que afectan a la compañía a todos los niveles. Como, por ejemplo, a sus objetivos comerciales y financieros, a hasta su cultura organizacional y a su compromiso con la Responsabilidad Social Corporativa (RSC).
- Procesos operativos: son esenciales dentro de la estructura de una empresa, ya que comprenden todas las actividades necesarias para generar valor para el cliente, ya sea a través de un producto o un servicio. Estos procesos abarcan áreas clave como la producción, la logística y distribución, la atención al cliente, las ventas y el marketing.
- Procesos de apoyo o soporte: incluyen las tareas necesarias para que tanto los procesos estratégicos como los operativos puedan llevarse a cabo.Por lo tanto,están vinculados a la gestión de recursos humanos, a la implementación de tecnología, a la obtención de los recursos y a su inventario, al mantenimiento de los equipos, etc.
- Procesos de control: son los encargados de seguir y monitorizar el resto de los procesos de la empresa para determinar su efectividad y detectar si hay errores que deban corregirse. Algunos ejemplos de ellos son las auditorías internas, el control de calidad, la evaluación del desempeño o la gestión de las finanzas.
¿Por qué son importantes los procesos empresariales?
Para que una compañía pueda desarrollar un negocio lucrativo y tenga la capacidad de escalar sus actividades necesitan identificar, gestionar y organizar correctamente sus procesos empresariales.
Desde la óptica de la rentabilidad, implementarlos le permitirá ahorrar costes operativos y reducir errores, mejorar su productividad y eficiencia, optimizar la experiencia de sus clientes e incrementar la calidad de sus productos y servicios.
Mientras que, desde la perspectiva del crecimiento, le permitirá integrar más fácilmente nuevas tecnologías, explorar nuevos mercados, automatizar determinadas tareas o reorganizar el trabajo entre sus equipos.
¿Qué significa implementar los procesos de una empresa?
Antes de iniciar sus operaciones, una empresa debe definir con claridad los procesos que necesita para alcanzar sus metas y objetivos. Identificar estos conjuntos de tareas facilitará su implementación en la actividad diaria. Para lograrlo, es crucial organizarlos de manera estructurada y planificada, de modo que permitan transformar eficazmente los recursos disponibles en productos o servicios que generen valor para el cliente.
Como resultado obtendrá el mapa de los procesos de la empresa, una representación gráfica de estos que muestre cómo se interrelacionan entre sí. Por lo que este será un recurso muy útil para que cada empleado tenga clara la organización de su compañía, todas las actividades que realiza y cómo se gestionan sus recursos.
Cómo implementar los procesos en una organización
Para que la implementación de los procesos de la empresa sea efectiva, sus responsables directivos deben poner en marcha un plan por fases:
- Definir cada proceso: implica detectar las actividades que son necesarias para cumplir los objetivos de la empresa, decidir las personas que las harán y las que supervisarán el trabajo, y establecer los plazos de ejecución.
- Documentación: para que cada empleado involucrado tenga claras las tareas que realizará, se deben crear manuales, guías y diagramas de flujo.
- Capacitación: la organización tiene que asegurarse de que sus empleados están preparados para realizar las tareas que tienen asignadas y, por tanto, para ejecutar los procesos. Para ello, podrá formarles mediante cursos y talleres, acciones de coaching o mentoring, la entrega de documentación, etc.
- Asignación de recursos: para que la ejecución de procesos sea efectiva, la empresa debe proporcionar a sus empleados los recursos necesarios (humanos, financieros, materiales, técnicos, etc.).
- Ejecución de los procesos: una vez que está todo listo, los empleados deberán seguir los pasos indicados y empezar a realizar las tareas que les han sido asignadas.
- Monitorización: se realiza un seguimiento y control de los procesos implementados en la organización, para detectar errores o desviaciones y aplicar las correcciones que se estimen oportunas
- Evaluación y mejora: una vez finalizado el análisis de los procesos de la empresa, resulta fundamental evaluar los resultados y explorar oportunidades para escalar y optimizar el trabajo. Para ello, es recomendable recoger la opinión de los empleados sobre las actividades que desempeñan, así como considerar la incorporación de nuevas herramientas que incrementen la eficiencia, como software de gestión o soluciones de automatización.
Beneficios clave de trabajar con procesos empresariales
El mapeo de los procesos de una empresa aporta claridad organizativa, permite alinear los esfuerzos de sus diferentes departamentos y ayuda a asignar correctamente los recursos. De esta forma, las compañías que los definen e implementan pueden disfrutar de las siguientes ventajas:
Mayor eficiencia operativa
Las organizaciones determinan las actividades y tareas que son imprescindibles para lograr sus metas y eliminan aquellas que consideran innecesarias o poco rentables. Al hacerlo, crean procesos estandarizados en los que pueden especializarse sus empleados. De esta forma, consiguen reducir errores y ser más eficaces al hacer su trabajo.
Reducción de costos
La implementación de procesos en la empresa minimiza los costes asociados a los errores y permite que esta aproveche mejor sus recursos, por lo que puede ajustar mejor sus presupuestos y rentabilizar sus inversiones. Además, también facilita la automatización de algunas de las tareas, reduciendo la necesidad de mano de obra y, por tanto, los gastos en este campo.
Alta calidad del producto o servicio
Al estar correctamente definidos y desarrollados, los procesos operativos permiten ofrecer a los clientes productos y servicios de gran calidad. Esto sirve para satisfacer sus expectativas y brindarles una óptima experiencia. Y también suele ser sinónimo de cumplimiento normativo, ya que las empresas pueden integrar operativas de compliance para garantizar que su oferta cumple los estándares del sector.
Toma de decisiones más sencilla
La claridad de los procesos ayuda a los responsables de la empresa a realizar una planificación estratégica apropiada. Principalmente, porque tienen acceso a información estructurada y a datos específicos de cada área, de manera que pueden tomar decisiones informadas sobre cada una de sus actividades.
Mejora de la comunicación y la transparencia
La definición de los procesos sirve para clarificar los roles y las responsabilidades de los empleados, para que cada área tenga claro cuál es su trabajo y no se produzcan malentendidos. Además, es una buena noticia para la colaboración y el trabajo en equipo, ya que se encarga de conectar y comunicar los diferentes departamentos para que trabajen en la misma dirección.
Mayor capacidad para adaptarse y crecer
Preguntarse cómo mejorar los procesos de una empresa es querer que crezca y potencie sus soluciones. Los mercados cambian constantemente, así que las organizaciones que tienen áreas operativas bien diferenciadas tendrán más fácil adaptarse y crecer si, en lugar de aplicar cambios globales, son capaces de introducir mejoras específicas y paulatinas, como la incorporación de nuevas tecnologías o metodologías en determinados departamentos.
Reducción de riesgos
Mediante un enfoque adecuado y un riguroso análisis de sus procesos, las empresas pueden reducir significativamente sus riesgos legales, financieros y operativos. La asignación clara de actividades y responsabilidades facilita el establecimiento de controles internos y auditorías, al tiempo que contribuye a la formación y capacitación del personal para que ejecute correctamente sus tareas. Además, este enfoque promueve el desarrollo de una cultura preventiva y la elaboración de planes de emergencia específicos, permitiendo que cada departamento conozca con claridad los protocolos a seguir ante situaciones imprevistas.
La mejor formación para la gestión y mapeo de procesos empresariales
La elaboración de un buen mapa de procesos puede ser un estupendo punto de partida para que las empresas consigan impulsar su productividad, incrementar su rentabilidad y mejorar la calidad de los bienes y servicios que ofrecen. Sin embargo, es una tarea que requiere de una visión operativa y estratégica amplia.
Teniendo esto en cuenta, en la Escuela de Negocios de la Cámara de Comercio de Madrid hemos desarrollado una formación específica para aprender lo necesario sobre la implementación de procesos en una empresa. Se trata del Curso Online ‘Mapeo y gestión de procesos’, una propuesta que trabaja para que los alumnos conozcan los antecedentes y las metodologías necesarias para realizar un mapa de procesos de las actividades que se realizan en el día a día de las compañías.
Estos conocimientos son actualmente muy bien valorados por las organizaciones, porque permiten dominar una de las herramientas más importantes para su gestión de calidad. Lo que las lleva a peinar el mercado laboral para contratar profesionales especializados que las ayuden a no solo identificar y desarrollar cada proceso, sino también a coordinarlos y a integrarlos en su estrategia global de negocio.
Ventajas del Curso Online de Mapeo y gestión de procesos
Este Curso está destinado a todas aquellas personas, emprendedores o estudiantes, que quieran adquirir o ampliar sus conocimientos en la materia y su aplicación en el ámbito empresarial y laboral. De hecho, no requiere que el estudiante cumpla requisitos previos para realizar la formación.
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