El trabajo en equipo es un aspecto clave de la eficiencia de las empresas. Aplicar una metodología adecuada para organizar las tareas y gestionar los recursos es fundamental para poner en marcha los proyectos y competir con garantías en los exigentes mercados, por lo que cada vez más personas apuestan por el framework scrum de agile.
Esta es una solución sobre la que ya te hemos hablado en el blog de la Escuela de Negocios de la Cámara de Comercio de Madrid y que destaca por sus ventajas para desarrollar la colaboración y coordinación de los empleados, fomentar la comunicación interna y hacer de la experiencia un factor de aprendizaje. Por eso, hoy queremos dar un paso más allá y tratar un aspecto fundamental para la adecuada implementación de esta metodología: las reuniones en scrum.
Gestión ágil con scrum: la importancia de las reuniones eficientes
Según el ‘17º Informe sobre el estado de Agile’ elaborado por Digital.ai, Scrum continúa siendo la metodología ágil más popular para la gestión de equipos, porque el 63 % de las empresas la prefieren respecto a otras opciones, como Kanban o Lean. Y gran parte de esta confianza reside en los principios de esta solución, porque implica destinar esfuerzos y recursos para optimizar la productividad de los equipos de trabajo e interconectarlos.
Algo que no se podría hacer correctamente sin la realización de reuniones eficientes que permitan a todos los integrantes de los proyectos ponerse al día, intercambiar estatus y puntos de vista, analizar información en común, organizarse y tomar decisiones efectivas. Principalmente, porque estos encuentros son la mejor vía para que los empleados se comuniquen eficazmente, entiendan el papel que cada uno de ellos juega en el plan de trabajo y participen activamente.
Además, este tipo de reuniones agile también son vitales para enfocar el trabajo desde una perspectiva de crecimiento y mejora continua. Especialmente si se programan de forma periódica, ya que permiten revisar el trabajo de forma constante, detallar los progresos que se van realizando e identificar aquellos aspectos que se pueden mejorar.
Tipos de reuniones en Scrum y su función
Las posibilidades de las reuniones de la metodología scrum son enormes, por lo que hay diferentes tipologías de estas según los objetivos que quiera alcanzar la empresa con ellas. A continuación, las detallamos.
Sprint planning
En la metodología scrum de agile, un sprint es un período breve de tiempo que se fija para que uno de los equipos que intervienen en el proyecto realicen un trabajo concreto. De esta forma, se pueden dividir grandes encargos en porciones más pequeñas, para ir creciendo poco a poco, prestar atención al detalle y tener mayor flexibilidad para adaptarse a los cambios.
Lógicamente, cada uno de estos sprints requiere de una planificación específica; de ahí la necesidad de convocar reuniones de scrum para que cada equipo sepa qué trabajo debe realizar en el sprint correspondientey cómo se organizará para alcanzar las metas progresivas que se haya fijado.
Reunión daily scrum (diaria)
Representan la mejor opción para que los equipos de trabajo estén actualizados y sepan el punto en el que se encuentra su proyecto. Al realizarse de forma diaria, su objetivo es ofrecer un estatus breve y claro, de forma que cada trabajador pueda responder a tres cuestiones básicas:
- ¿Qué hice ayer?
- ¿Qué haré hoy?
- ¿Qué problemas puedo encontrarme para alcanzar la meta que me he fijado?
El mejor momento para llevar a cabo esta reunión daily scrum es al principio de la jornada de trabajo. Y es recomendable que no dure más de 15 minutos, porque, cuanto más sencilla y breve, más efectiva será para todos.
Reunión de revisión del sprint (sprint review)
El éxito de los proyectos también depende del feedback que den los clientes. Consultarles en varias ocasiones a lo largo de todo el proceso de desarrollo permite absorber información muy valiosa para resolver dudas, detectar errores, solucionar problemas y, en definitiva, intercambiar puntos de vista para orientar el trabajo en una única dirección.
De esta manera, la reunión de revisión del sprintse convoca para que el equipo que ha realizado un trabajo concreto se lo presente a su cliente y conozca su opinión. Gracias a ella, se muestra el progreso que se ha realizado durante toda esa fasey se obtiene una retroalimentación fundamental para realizar los ajustes que sean necesarios en los posteriores sprints.
Reunión retrospectiva de sprint (sprint retrospective)
Este encuentro se hace también al terminar cada sprint, pero con una clara diferencia: se realiza a nivel interno, por lo que no está presente nadie que no pertenezca al equipo de trabajo. Su propósito es que cada grupo que participa en el proyecto valore el sprint que se acaba de completar, identificando aquellos aspectos que se realizaron correctamente y detectando los errores que se cometieron para no repetirlos más adelante.
Reunión de perfeccionamiento del backlog (backlog refinement) Desde la perspectiva de la metodología scrum de agile, un backlog del producto es el listado de tareas que quedan pendientes para alcanzar una meta concreta. Y aunque no es obligatorio programar reuniones de scrum específicas para revisar y priorizar todos sus elementos, sí es recomendable llevarlas a cabo para garantizar que los equipos de trabajo tienen a su disposición todo lo que necesitan para completa
Cómo hacer reuniones en Scrum más efectivas
Las reuniones de la metodología Scrum son un pilar fundamental para la comunicación y el pleno entendimiento de todas las personas que participan en un proyecto. Esta es la razón por la que deben priorizar la claridad y la brevedad para ser realmente efectivas.
Te damos algunos consejos para prepararlas de forma adecuada y sacarles el máximo partido:
- Puntualidad: cada minuto cuenta en las reuniones ágiles de Scrum. Es importante iniciarlas a la hora fijada para no perder tiempo en el proceso y transmitir seriedad a todos los participantes.
- Reuniones a horas fijas: se recomienda programar los encuentros para que se celebren siempre a la misma hora, especialmente si se realizan de forma habitual, como las reuniones daily scrum. Esto ayudará a que los empleados se acostumbren a ellas y acudan preparados.
- Fijar los objetivos: todo el mundo debe tener claro para qué se lleva a cabo la reunión y qué se espera conseguir con ella.
- Brevedad: cuanto más directas y concisas sean las reuniones scrum, mejor. Lo ideal es que no duren más de 15 minutos o media hora, por lo que es básico que todas las personas que participen presten total atención y no se distraigan mirando el ordenador o el teléfono móvil.
- Preparar adecuadamente las reuniones: cada participante en la reunión debe estar listo para aportar su granito de arena. Es importante que tenga claro lo que ha hecho recientemente y las tareas que debe hacer a corto plazo, para poder comunicárselas a sus compañeros y tomar buenas decisiones.
- Focalizar los temas: cada sprint abarca unas tareas muy concretas, así que hay que centrarse en cada una de ellas y evitar desviarse hablando de temas más generales o que no tengan mucho que ver.
- Simplificar los conceptos: la gestión ágil con scrumquiere que todo el mundo tenga claro lo que se está haciendo y lo que se quiere conseguir. Por lo tanto, simplifica al máximo las reuniones y busca que sean comprensibles para todas las personas que participen en ellas.
- Contestar las tres preguntas clave: nos referimos a las cuestiones que hemos mencionado antes y que encajan perfectamente en las reuniones daily scrum: ‘¿qué hice ayer?’, ‘¿qué debo hacer hoy?’ y ‘¿qué dificultades puedo tener para conseguir mi objetivo?’. Al responderlas, cada empleado tendrá mucho más claras sus tareas y cómo podrá realizarlas.
- Promover la participación: cada miembro del equipo de trabajo tiene que sentirse importante. Es aconsejable crear un clima de confianza y seguridad, en el que los empleados no tengan reparo de compartir sus ideas y proponer soluciones creativas.
- Hacer un seguimiento de las tareas: se debe documentar cada decisión y repasar punto por punto todo lo que se ha hecho desde la última reunión. Identificando los objetivos que se cumplen y los que no, y asegurando que se monitoriza cada acción.
- Favorecer el feedback: hay que pedir continuamente la opinión de los miembros de los equipos de trabajo y también de los clientes, si es que estos intervienen en las reuniones ágiles de scrum. Escuchar es clave para conocer la situación en la que está nuestro proyecto y optimizar los procesos.
- Ajustes constantes y revisiones: después de cada sprint, se puede convocar una reunión de retrospectiva para evaluar los resultados y determinar si tu equipo de trabajo está en el camino correcto.
Errores comunes en las reuniones Scrum y cómo evitarlos
Una vez que ya conoces nuestras recomendaciones para realizar reuniones de Scrum eficientes, probablemente tengas claros algunos de los errores que hay que evitar. Nos referimos a:
- Una mala organización. Hay que aplicar criterios estrictos para evitar que las reuniones de scrum empiecen tarde o se alarguen más de lo previsto. Y también hay que poner los medios necesarios para que, una vez que estas hayan comenzado, puedan desarrollarse según lo previsto.
- Una pobre preparación. Cada empleado debe tener acceso a los materiales que se utilizarán en la reunión, por lo que hay que enviarlos con antelación y también agendar los puntos que se tratarán en la misma.
- Perder el foco de los temas importantes. Es relativamente fácil que una reunión se desvíe hacia un asunto secundario o se alargue más de lo necesario. Para evitarlo, contar con un facilitador o scrum master será de gran ayuda, porque esta persona se encarga de guiar las reuniones en scrum y de eliminar aquellos aspectos que reducen la agilidad de los procesos.
- Escasa participación. La colaboración y el compromiso de todos son fundamentales para que el proyecto alcance buen puerto.De esta forma, si hay personas que prefieren permanecer calladas o no intervenir, se les pueden hacer preguntas directas para crear un ambiente inclusivo y hacerlas sentir cómodas dando su opinión.
- No tratar los impedimentos o problemas. Una de las claves deléxito de la metodología scrum de agile es que permite identificar rápidamente aquellos elementos que dificultan la progresión y el avance de los proyectos. Por lo tanto, estos pueden convertirse en un lastre importante si no se abordan y solucionan inmediatamente. Lo que se puede corregir con un buen enfoque de las reuniones daily scrum, de forma que uno de sus grandes objetivos sea solucionar estos problemas.
- No hacer un adecuado seguimiento del trabajo. Si no documentamos y seguimos cada paso que damos, podemos acabar perdiéndonos por el camino. Para que las reuniones en scrum sean eficaces, deben tener información detallada y precisa sobre todo lo que se ha hecho hasta ahora y todo lo que está pendiente. Por lo que, además de anotar todo lo que se decide en cada reunión, hay que asignar responsabilidades claras a cada empleado y fijar plazos concretos para completar las tareas.
La importancia de la formación en Scrum para optimizar reuniones y equipos ágiles
Como ves, liderar los diferentes tipos de reuniones en scrum no es fácil. Son muchos aspectos los que hay tener en cuenta y dominar, por lo que actualmente las empresas buscan perfiles profesionales que sean capaces de ponerse al frente de proyectos basados en la metodología scrum de agile.
Nos referimos a Project managers, Jefes, Responsables de proyectos, Consultores, Managers, Directivos, Gestores de Operaciones, personal técnico y/o de negocio y, en general, todos aquellos trabajadores que dominan la aplicación de este modelo para agilizar tanto la gestión como el desarrollo de proyectos y productos.
En todos ellos hemos pensado a la hora de diseñar nuestro Curso SCRUM Master Profesional, una propuesta formativa de la Escuela de Negocios de la Cámara de Madrid que se imparte en modalidad online. Su misión es proporcionar al alumno una visión profunda y una comprensión completa del framework scrum, para que adquiera las habilidades necesarias para aplicarlo en un entorno profesional real. Lo que le permitirá abordar su estudio, adquirir conocimientos completos, entender los roles y responsabilidades más habituales de esta metodología o conocer los tipos de reuniones en scrum, entre otras muchas.
De hecho, al finalizar el Curso, el alumno entenderá los términos y definiciones clave que requiere para superar el examen ‘Scrum Master Professional Certificate de CertiProf®’. Así que ya lo sabes, si quieres convertirte en el profesional que las empresas necesitan para agilizar sus proyectos y alcanzar el éxito, no dudes en matricularte. ¡Con nuestra ayuda, no tardarás en dominar todos los secretos del scrum!