En el día a día con esta aplicación es importante saber utilizar fórmulas complejas, funciones avanzadas y generar informes profesionales por medio de tablas dinámicas y gráficos dinámicos. Todo ello te dará una visión global de la situación de la empresa y te ayudará a la toma de decisiones.
En cuanto a las fórmulas y funciones, es fundamental conocer aquellas funciones avanzadas que nos dan mucha más flexibilidad y versatilidad a la hora de realizar nuestros cálculos. Sobre todo hay que manejar con soltura las funciones condicionales y las de búsqueda, pues son de propósito general y muy potentes, pudiendo realizar cálculos verdaderamente complejos. Esto, sumado al uso de las funciones anidadas nos va a permitir prácticamente realizar cualquier cálculo.
Muchas veces tenemos problemas con el formato de los datos
Sobre todo cuando éstos provienen de la exportación desde otra aplicación. Por eso hay que conocer bien los distintos formatos de celdas que podemos aplicar, así como poder crear nuestros propios formatos personalizados. Los formatos condicionales permiten poner un determinado formato en las celdas, pero sujeto a una condición, con lo que realmente se convierte en una herramienta de análisis.
Cuando utilizamos Excel como si de una base de datos se tratara, tenemos a nuestra disposición una serie de utilidades para poder analizar estos datos, como son la ordenación, filtros o subtotales. Una de ellas es de vital importancia, pues evita la introducción de datos inadecuados, que tantos problemas nos pueden crear a la hora de realizar informes. Si los datos son erróneos, cualquier informe que generemos también lo será. Nos referimos a la validación de datos. Manejarla correctamente nos evitará problemas posteriores.
La herramienta estrella de Excel es sin duda las tablas dinámicas
Nos va a permitir resumir en una tabla miles de filas de datos. Esta información también la podemos representar por medio de un gráfico dinámico si así lo preferimos. Analizar cómo va nuestra empresa a través de la propia hoja va a ser prácticamente imposible. Sin embargo, a través de este informe de tabla dinámica, de un vistazo o realizando simples filtros, vamos a poder dar respuesta a la mayoría de las incógnitas que nos surgen en el día a día.
Las tablas dinámicas, junto con los gráficos nos van a permitir crear los conocidos Dashboard o Cuadros de Mando. Es una herramienta de gestión que facilita la toma de decisiones a través de unos indicadores gráficos que de forma simplificada muestran toda la información necesaria.
Excel también incorpora otro tipo de herramientas de análisis de datos
Son útiles cuando queremos analizar qué tipos de resultados obtendríamos si los datos variaran, o bien si quisiéramos saber cómo tendrían que ser estos datos para obtener un resultado concreto. Para estos propósitos tenemos el análisis de hipótesis. Tablas de una y de dos variables, escenarios, buscar objetivo y Solver nos van ayudar mucho en esta tarea. Con ellas se podrán plantear distintas hipótesis para el desarrollo de los proyectos, evaluando cuál de ellas es más ventajosa para la empresa.
Si realizamos tareas repetitivas, es más que conveniente saber crear macros. Excel trae la conocida grabadora de macros, que sin conocimientos de programación permite crearlas de una forma fácil. Esto nos ahorrará mucho tiempo de trabajo, pues una vez realizada la macro, ésta queda guardada y podremos ejecutarla cuantas veces necesitemos.
La Cámara de Comercio de Madrid ha diseñado un curso de Excel Avanzado que da respuesta a todas estas demandas del día a día con Excel. Se imparten todos los contenidos detallados con anterioridad de una forma dinámica, combinando teoría y práctica para la correcta adquisición de conocimientos.