Para las empresas comerciales, la gestión de los materiales y productos que almacenan es un aspecto de gran relevancia para su negocio. Especialmente para aquellas que aprovechan el comercio electrónico y pueden llegar a gestionar un gran volumen de pedidos a diario, porque su objetivo es garantizar que sus clientes puedan comprar sus productos de forma inmediata y recibirlos cuanto antes.
Sin embargo, encontrar el punto de equilibrio entre lo que se almacena y lo que se necesita no suele ser fácil. Esta es la razón por la que hoy queremos hablarte de la importancia del control de stock en almacén para que las empresas puedan optimizar sus cadenas de suministro y maximizar la rentabilidad de sus ventas.
¿Qué es el control de stock e inventario?
Es el conjunto de operaciones que se realizan para comprobar, gestionar y administrar las existencias de productos y materiales que se almacenan en una empresa. Estas se efectúan para que el stock o inventario satisfaga siempre la demanda de los clientes, pero cuidando a la vez de que no haya un exceso de mercancía que incremente los costes derivados de su almacenamiento y mantenimiento.
Por lo tanto, implican tareas de supervisión y control para monitorizar todas las entradas y salidas que se produzcan en el almacén. El propósito es llevar un registro preciso que ofrezca información valiosa en tiempo real sobre el inventario, para que la empresa pueda tomar las decisiones que necesite: por ejemplo, solicitar más productos a su proveedor o liquidar el stock con una bajada de precios que permita liberar el espacio para aprovecharlo mejor.
¿Por qué es fundamental controlar el stock de un almacén para tu negocio?
Para una empresa, registrar todo lo que entra y sale en ella y llevar un recuento de su stock supone hacer un esfuerzo extra. Pero merece la pena, porque le ofrece múltiples beneficios. Son los siguientes:
Control de los recursos disponibles
La gestión del stock del almacén es sinónimo de equilibrio. Si la empresa sabe en cada momento lo que tiene guardado, puede optimizar estos recursos para optimizar el uso de su espacio de almacenamiento, reducir el tiempo de trabajo e incrementar la rentabilidad de su negocio.
Toma de decisiones informadas
Decía Sir Francis Bacon, filósofo inglés de principios del s. XVII, que «el saber es poder» y, en este caso, tener un pleno dominio del inventario permite que la empresa pueda tomar las mejores decisiones en tiempo real. Al disponer de información sobre los productos que se venden más, los que rotan menos o los que es necesario reponer, las compras y la producción se pueden planificar mucho mejor para tratar de anticiparse a las necesidades inmediatas.
Reducción de costes
Para las empresas de comercio electrónico, los costes de mantener su inventario suelen oscilar entre el 20 % y el 30 % de su valor total. Esto significa que, si ajustan adecuadamente el volumen de mercancías que tienen disponibles, reducirán el riesgo de que estas caduquen, queden obsoletas y se dañen. Por lo que podrán aprovechar mejor su espacio de almacenamiento y optimizar la logística necesaria para su gestión.
Mejor gestión del flujo de caja
El inventario de la empresa tiene un valor económico, así que guardar productos o materiales en el almacén significa tener inmovilizada la cantidad de dinero equivalente. Así que, al llevar un control del stock del almacén y adaptar la disponibilidad a la demanda, el negocio puede mejorar su flujo de caja y e invertir el dinero que libera en otro tipo de mejoras o actividades.
Mayor control financiero
¿Cuál es el valor del inventario disponible? Saber este dato en cada momento facilita la gestión de las finanzas de la empresa, porque permite controlar los activos disponibles y calcular el dinero que se podría ingresar en caso de venderlo al completo.
Mejora de la experiencia del cliente
Según un estudio realizado por uSizy Smart Business a nivel global, cada año la rotura de stock genera pérdidas valoradas en 55.000 millones de euros. No solo por no poder cerrar la venta en el momento en que el cliente se dispone a hacer la compra, también por el daño reputacional que puede suponer para la marca: de hecho, si esto llega a suceder tres veces con el mismo usuario, su rechazo y frustración aumenta hasta el punto de que el 70 % decide no volver a intentar comprar en ese e-commerce.
Además, otro estudio elaborado por Harvard Business School indica que el 9 % de los clientes renuncian directamente a comprar cuando descubre que no hay stock disponible, mientras que el 21 % optan por buscar el mismo producto en otra tienda online y el 37 % deciden comprar un producto similar de otra marca. Lo que demuestra la importancia de contar siempre con inventario disponible para ofrecer una buena experiencia y reforzar la confianza de los clientes.
Reducción de los riesgos por pérdida o robo
El control del stock en tiempo real permite detectar si se produce alguna discrepancia entre el inventario registrado y el real. Al almacenar productos, la empresa adquiere una responsabilidad sobre ellos para su vigilancia y control, porque el riesgo de robo o pérdida siempre existe. Con lo cual, se asegura no perder dinero por no llevar un control de las cantidades que hay disponibles.
Anticipar la demanda futura
El seguimiento permanente del inventario facilita la planificación a corto y medio plazo. Si se combina esta información con datos históricos de la demanda, las tendencias del mercado o la época del año (como festivos o períodos de rebajas), las empresas pueden llegar a predecir con precisión la cantidad de productos que necesitarán almacenar en los siguientes días o semanas.
Control de la obsolescencia o caducidad de los productos
En algunos casos, como alimentos o tecnología, los productos pueden estropearse o quedar anticuados con el paso del tiempo. Esto puede hacer que dejen de ser aptos para la venta o que pierdan gran parte de su valor, de forma que llevar el control del stock es vital para identificar cuál es el mejor momento para deshacerse de ellos o liquidarlos a precios más económicos.
Cumplimiento de la normativa
Para tributar correctamente, la norma mercantil en España establece que las empresas deben llevar al día sus libros de contabilidad: uno para inventarios y cuentas anuales que le permita detallar sus balances; y otro diario para registrar todas las actividades que realiza. Estos registros deben realizarse conforme a lo indicado en el Plan General de Contabilidad (PGC).
Además, en sectores como el farmacéutico el control del stock también es una exigencia legal para que sus establecimientos puedan asegurar la disponibilidad de los medicamentos y su trazabilidad, evitando con ello su caducidad y que puedan acabar poniéndose a la venta.
Riesgos para tu negocio de un mal control de stock
No llevar un inventario de lo almacenado o hacerlo incorrectamente puede causar diferentes problemas a las empresas. Estos son algunos de los más habituales:
- Rupturas de stock (no disponer del producto cuando se solicita): como mencionamos anteriormente, esta situación afecta a la experiencia del cliente, reduce las ventas y provoca que muchos de ellos se sientan insatisfechos e incluso pierdan el interés o la confianza en la compañía.
- Exceso de inventario: la empresa almacena más productos de los que necesita, por lo que ve cómo sus costes se disparan por los costes derivados de su almacenamiento y gestión. Además, también crece el riesgo de que estos caduquen o pierdan valor.
- Mala planificación: no conocer con exactitud el inventario existente afecta a multitud de aspectos estratégicos y operativos. Por ejemplo, no se puede llevar un control preciso de los activos disponibles ni planificar con precisión las compras, lo que normalmente se traduce en desajustes financieros y en pérdida de rentabilidad.
- Problemas logísticos y ausencia de trazabilidad: la ausencia de control del stockpuede provocar retrasos en las entregas, errores en los pedidos y falta de coordinación entre los departamentos. Con el agravante añadido de que el negocio tendrá también menor capacidad de reacción para solucionar estas incidencias; lo que probablemente provoque un incremento en el número de devoluciones y reclamaciones.
- Sufrir robos o pérdidas: las compañías pueden perder dinero por no saber cuántos productos o materiales tienen almacenados. Según datos ofrecidos por AECOC-Deloitte (2021), las pérdidas desconocidas (por hurtos internos, externos o errores administrativos y de gestión) provocan a las empresas españolas cerca de 1.500 millones de euros en pérdidas anuales, lo que equivale al 0,75 % total de sus ventas. Por lo tanto, aunque sea una solución para evitar este problema, la gestión del stock sí permite comparar los datos entre las cantidades disponibles y las esperadas, para detectar cualquier registro anómalo y poder analizar qué lo ha causado.
Cómo controlar el stock de un almacén
Dada la importancia de este aspecto, los negocios deben asignar la responsabilidad de controlar y gestionar su inventario a alguno de sus empleados. Esta puede ser asumida por un profesional especializado, como puede ser un jefe o responsable de almacén o un especialista de inventario. A continuación, repasamos algunas de las tareas más frecuentes que realizan estos perfiles.
Implementación de un Sistema de Gestión de Inventarios (SGI)
La tecnología tiene que ser una aliada en estos casos, porque puede facilitar mucho el trabajo, automatizando procesos y actualizando la información en tiempo real. Así, contar con un programa o aplicación de este tipo permite centralizar las tareas, hacer un seguimiento del inventario, gestionar los pedidos, anticipar la demanda futura, programar tareas o reducir los errores humanos. Beneficios que no tardan en compensar la inversión que se necesita hacer para su implementación.
Clasificación del inventario
Es imposible llevar un control del stock del almacén si previamente no se ha hecho un primer inventario de lo que hay en él. Por lo tanto, al principio hay que clasificar todos los productos según el método más apropiado (por ejemplo, en función de su valor o rotación) y, si es posible, etiquetarlos o codificarlos. Esto permite priorizar los más importantes e identificar aquellos que tengan una alta demanda o sean de reposición lenta.
Buena organización del almacén
El orden y la limpieza son factores que influyen en el control del inventario de las empresas, porque tener un almacén caótico dificulta los procesos logísticos y dispara los costes relacionados con el mantenimiento y la gestión de los productos. Contar con un buen diseño (layout) y distribución facilita tareas como la carga/descarga, la recepción, el almacenamiento, la preparación de pedidos y su expedición; mientras que la utilización de métodos específicos de gestión del inventario (como FIFO para que los productos antiguos sean los primeros en venderse) también suele ser clave para optimizar todo este trabajo.
Revisiones periódicas y auditorías
Al implicar tareas de recuento, es factible que se produzcan errores de cálculo, incluso en aquellas situaciones en las que la tecnología se encargue de lo más importante. Ante esta situación, no hay que confiarse y hacer conteos físicos regulares para comprobar que todo está bien y que no hay ningún desajuste.
Fijar niveles máximos y mínimos de los productos
Cada producto tiene su propia demanda, por lo que no hay que tener la misma cantidad de todo. Para cada uno de ellos, el negocio debe fijar el umbral entre la cantidad mínima y la máxima que va a necesitar para un momento determinado, lo que evitará roturas de stock o situaciones de sobrestock y, además, permitirá configurar alertas para que el SGI avise de cualquier problema y solicite automáticamente las reposiciones a los proveedores.
Control de la demanda y de las tendencias
La demanda está muy ligada a las necesidades sociales de cada momento. En períodos de grandes compras (como las Navidades) o de rebajas (como el Black Friday) es habitual que aumenten las ventas, algo que deben tener en cuenta las empresas a la hora de calcular su inventario.
Gestión de productos obsoletos o caducados
El control de stock implica establecer sistemas específicos de rotación para optimizar la venta y abastecimiento de los productos almacenados. En función de su actividad o de las características de lo que están comercializando, las organizaciones pueden decidir priorizar la salida de los productos que llevan más tiempo guardados (sistema FIFO), de los que acaban de recibir (LIFO) o de los que están más cerca de caducar (FEFO).
Capacitación del personal
Formar al equipo de trabajo del almacén es importante para que este pueda utilizar correctamente el SGI, manejar los productos y encargarse del control del stock. La organización debe transmitir a los empleados la importancia de hacer estas tareas con precisión y responsabilidad, así que también es aconsejable que asigne roles claros y responsabilidades para que cada área del almacén funcione como un reloj y se coordine adecuadamente con las demás.
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